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一.总则 ( }1 m* C) Z# Q% N* x" ^
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。
6 g$ j' T2 t; p& `' C) p 本办法适用于全公司各部门。
4 e6 j' D* }7 B; z4 }& l2 D% V 二.对外接待范围 , I7 A$ O/ g c: L
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 3 N- y1 k! f; N: {/ X6 B2 |
接待的对象分为内宾和外宾。
6 K1 [. E; N, _8 ~" b- ~/ r% y 三.对外接待部门 , \; e. N8 z0 W
公司行政部为公司负责接待的职能部门。 - k! R7 o/ _! [2 _
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
3 m) q5 z i5 f( {8 t; b 四.对外接待原则
: P3 d- \! b( L) K, m! F 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
; E4 ?. s& X2 O0 q' S 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
7 Y& t. ^, U& |6 [( r7 \ 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
+ ~' q& }3 X& p# s 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 5 R6 P4 R; _+ q% s
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 4 r9 k) I, r! Y9 E1 B& D
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
7 x. m `" O0 K 五.接待规格的确定。
4 P. u! z, \- j5 Q: f! A) | 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
# e, E$ o7 i5 A0 p 对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。
( Y v* C1 l& I- U C 六.接待礼仪
/ K4 N/ g5 i# v& }! H 1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
" ~# L+ V3 _% I1 [) a8 U 2.接待：主动起迎，问明来意。
# O5 {! A2 X0 u 3.安排交谈地点：
& `- i) @" a4 v ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
9 r4 r7 _) K2 ?& Q% E4 r ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
; [7 p8 Q, v0 w8 S5 T9 d/ } ⑶切忌让客人久候而无人问津。
: ^4 a: F( Y. H: U. f( C# ]8 ] ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 0 O) S' U N. }, s- f
七.引见。 5 W- s, L* j1 Q+ n
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
3 j4 U* C0 ?- P8 W8 z7 } 引见顺序；
4 j o. Q+ E, K. z8 C* @$ K2 }9 C2 Z ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
' M5 F! g% ]& }7 t$ f( g& l! z ⑵按职务高低，依次介绍一行来客； $ t- O2 v! {+ z& C2 o8 N% J
⑶职务相同，先介绍年纪大的。 & j0 \" I0 M5 t
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 3 {( ?. E$ B) K+ a6 j' ~
八.行路。
6 i$ E5 R2 @4 [+ }2 N0 o5 q: y$ f: R* s 陪同客人行路，请客人行于自己右侧； 9 A$ f0 q4 P4 e: W7 O' i5 c
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
$ ~4 g# x1 D5 [! f& `' _ 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 , I( {9 b$ I4 H% w! \
九.其他。 % V- b" k" S* {; G" j7 i
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； * ?* U7 f: X& n& \
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； : G. p4 f+ V7 m5 j0 b. Z- v; y: A/ T
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
, _3 j( R9 u. \' F; _) Y7 R; F) l 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
4 v8 o( `; B8 e% W$ [) v5 z ㈠接待内宾。 . }* @. v: T" K" ^
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 7 v4 _1 i- O* I
布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。 : X, r; o! V" F' n- {2 ]8 |( [
迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
: o! e# y& N8 H9 ~- ^& k, H 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。 & ]& z4 Z* |- e3 f* V: L1 t
安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
( j* _! l4 @, m- `$ L6 n' X( R 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。 $ E: d, g* |+ o# z# [3 O1 r8 \0 h# z l
送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 ) p$ K# ]6 [# {3 E. q, Z- U: `
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
$ V1 {, R2 k( J V- U5 B0 N3 \. [ ㈡接待来宾。 , y1 Z# P! D. {% U! R
接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：
" F3 X+ y; u' j' l7 @2 f 迎送。
: K) I# d9 m, V t9 _; e 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
, ~2 H$ Z8 x9 c, |5 _0 @! t 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
; H) e/ A: i. d" ]- X5 ] 会见会谈。
V3 D3 O* N1 l: t 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 % o6 s1 l1 `* I8 q' G5 d3 L# l' O
我方人员应提前到达，并在门口迎送。 4 r" x& j% u1 S! N% E7 O
对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
/ A1 S8 z' z: X* ?3 K) i1 U7 w 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 2 Y2 W( w% R# y; V" ?/ z& u; m
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。 0 d" y. n8 A* q$ v7 ?/ h
如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 2 J) s4 h) t' @2 Z9 R% J1 W0 ~
宴请。 6 \2 L x5 x" U( k; Z" W* U
A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 6 v5 B$ p' v" p$ R2 }. q
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 6 v2 v3 }1 V; V. ]( L6 p" \, v( y
文艺晚会。
+ K" k* R0 E! } ?; B5 M5 k8 V" z, U 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
: u# y0 O+ ~' I; v 参观游览。 9 U) F7 w+ X' z
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 7 R8 U, x. G! Y. }/ G5 \
接待标准 $ Y: j8 q, F& k- c$ R' N
⑴用餐标准。 1 c" }8 b8 R& `8 A! M* W
1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐 % K# g9 ~- o# D+ ?2 B2 u
2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
! ?' \# q+ o0 F* G% U7 f7 G 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 . U. c5 ~; m- b& r; i5 p% Z
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 ( }0 n, v# q O+ n. h
5、常客 员工标准 . @3 i( t$ ^1 ~) I/ R
(2)住宿安排。
6 X! e/ t/ E- R' t6 `5 u! G 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 / z% ]: N9 d. s3 v3 `9 `" p
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。
|' O# ` r' o# s u 2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。
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