一段：发通知
6 y4 p$ V4 G/ m4 R$ R; ]/ x6 ?用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议* [; d8 T! u. T5 {/ v
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二段：抓落实
' M% ~& ~$ R* d, n* E8 I* X7 f发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到
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+ y/ X! ?# V- |& d8 a三段：重检查/ z3 B% Q2 C1 L( m q g l8 O( G9 k) T
发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间
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四段：勤准备1 R9 ^" V; N. E1 [& Y& t3 r: h) \6 L
发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议
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" u$ q; S; ?2 H, w1 R五段：细准备% D' c0 j4 r3 |
发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）
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六段：做记录
. l. A7 U" L5 `, D9 ]发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）4 r( L' P; F8 @0 I; F0 W
$ \ y0 R9 a4 G T七段：发记录
) r# T; r7 k3 p会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员# x- G3 i ?6 b% R: g
' m$ w( \$ Q4 M' m6 F) U: j/ f八段：定责任5 B0 r! K. t: l! t1 F) n: ~2 F8 B( y
将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理
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九段：做流程
/ S& [; i" M! \' o* s0 L: c把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系
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提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
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